Business Process Automation: Definisi, Panduan, & Contohnya!
- Juan Dwi Satya
- 15 Mei
- 10 menit membaca
Setiap perusahaan tentu ingin operasionalnya dapat berjalan dengan lebih cepat, efisien, dan minim kesalahan. Demi mencapai tujuan tersebut, tidak sedikit perusahaan yang menerapkan sistem Business Process Automation.
Melalui teknologi tersebut, perusahaan dapat menghemat waktu, menekan biaya, dan meningkatkan produktivitas mereka. Hal itu karena sistem ini hadir untuk mengotomatiskan berbagai proses kerja pada perusahaan.
Yuk, ketahui lebih dalam mengenai Business Process AutomationĀ lewat artikel kali ini!
Pengertian Business Process AutomationĀ (BPA)
Dalam bahasa sederhana, Business Process AutomationĀ atau BPA adalah pemanfaatan teknologi dengan tujuan mengotomatisasi tugas dan alur kerja yang bersifat repetitif, manual, dan sering kali memakan waktu yang tidak sedikit.
Tujuan digunakan teknologi ini jelas, yaitu untuk membuat pekerjaan menjadi jauh lebih cepat, lebih akurat, dan memungkinkan sumber daya manusia (SDM) fokus pada hal-hal yang lebih membutuhkan kreativitas, strategi, dan interaksi mendalam.
Perbedaan BPA dengan Digitalisasi dan Transformasi Digital
Sering kali, istilah BPA tertukar dengan digitalisasi dan transformasi digital. Walau ketiganya berkaitan, ternyata mereka berbeda-beda, lho.
Digitalisasi merupakan proses mengubah informasi dari format analog (seperti kertas) menjadi dalam format digital (seperti file PDF). Sederhananya, digitalisasi hanya langkah awal dalam memanfaatkan teknologi, tetapi belum tentu melibatkan otomatisasi alur kerja.
Sementara itu, BPA menggunakan teknologi digital untuk mengotomatisasi tugas dan alur kerja yang sudah ada. Ini melibatkan penggunaan softwareĀ atau perangkat lunak dan sistem untuk menjalankan alur kerja dan tugas secara otomatis.Ā
Misalnya, seperti e-mailĀ pengingat kepada pelanggan yang terkirim secara otomatis melalui sistem.
Di sisi lain, transformasi digital adalah tentang perubahan mendasar bagaimana bisnis beroperasi, memberikan valueĀ lebih kepada pelanggannya, dan menciptakan model bisnis baru melalui pemanfaatan teknologi digital secara strategis.
Transformasi digitalĀ sering kali melibatkan digitalisasi dan BPA. Meski begitu, transformasi digital juga mencakup perubahan budaya, strategi, dan inovasi model bisnis.
Salah satu contoh transformasi digital yang nyata adalah perusahaan ritel tradisional yang mulai mengembangkan platform e-commerceĀ dan mengintegrasikan seluruh rantai pasoknya secara digital.Ā
Ini bertujuan untuk memberikan pengalaman belanja yang lebih modern pada pelanggan.
Manfaat Implementasi Business Process Automation
BPA bukan hanya sekadar tren teknologi saja. Lebih dari itu, BPA juga bisa menjadi sebuah investasi berharga yang dapat memberikan manfaat bagi perusahaan. Berikut beberapa manfaat implementasi Business Process AutomationĀ (BPA) yang wajib kamu tahu!Ā
Peningkatan Efisiensi dan Produktivitas
Salah satu yang menarik dari BPA adalah kemampuannya untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas perusahaan. Dengan mengotomatisasi melalui BPA, tugas-tugas yang ada pada perusahaan dapat terselesaikan jauh lebih cepat.
Alhasil, hal tersebut tidak hanya mengurangi waktu siklus penyelesaian tugas saja, tetapi juga membebaskan karyawan untuk fokus pada aktivitas yang lebih membutuhkan skill, kreativitas, dan pemikiran tinggi.
Inilah yang pada akhirnya dapat meningkatkan produktivitasĀ dalam lingkungan kerja.Ā
Pengurangan Biaya Operasional
Kontribusi yang dihasilkan dari penerapan BPA juga secara langsung dapat terlihat dari pengurangan biaya operasional perusahaan.
Seperti diketahui, sistem otomatisasi BPA mengurangi dan menghilangkan kebutuhan pada pekerjaan manual. Itulah yang kemudian mendatangkan potensi penghematan biaya tenaga kerja secara signifikan.
Selain itu, BPA juga dapat mengurangi biaya lain seperti penggunaan kertas dan sumber daya fisik lainnya, serta menghindari biaya yang timbul akibat penalti karena keterlambatan, maupun kehilangan peluang bisnis bagi perusahaan.Ā
Peningkatan Akurasi dan Kualitas Hasil Kerja
Sistem otomatisasi BPA yang bekerja berdasarkan aturan dan logika yang diprogram dapat menjalankan tugas secara konsisten, lebih akurat, dan tanpa kesalahan. Tentunya, ini jelas merupakan kelebihan dari tenaga kerja manusia yang sering kali rentan terhadap kesalahan.
Peningkatan akurasi ini pun turut berdampak secara positif pada kualitas produk atau layanan yang ditawarkan oleh perusahaan. Selain itu, perusahaan juga dapat mengambil keputusan secara tepat karena data yang diperoleh jauh lebih valid.Ā
Peningkatan Kepuasan Pelanggan
Kepuasan pelanggan memang merupakan kunci keberhasilan bagi bisnis. BPA ternyata dapat memberikan kontribusi yang besar dalam meningkatkan pengalaman pelanggan, lho.
Dengan mengotomatisasi berbagai proses yang berinteraksi dengan pelanggan, perusahaan nantinya dapat memberikan layanan pelanggan yang jauh lebih cepat, responsif, dan konsisten.Ā
Pelayanan yang lebih baik dan efisien inilah yang dapat meningkatkan kepuasan dan loyalitas pelanggan.Ā
Pemberdayaan Karyawan untuk Tugas yang Lebih Strategis
Tugas-tugas rutin di perusahaan memang akan segera selesai dengan menerapkan otomatisasi. Alhasil, karyawan akan lebih diberdayakan untuk menjalankan tugas-tugas yang lebih strategis.
Mereka dapat berkontribusi langsung pada inovasi produk atau layanan, mengembangkan strategi bisnis, membangun hubungan yang lebih kuat dengan pelanggan, hingga dapat mengambil keputusan yang lebih akurat melalui data.
Berangkat dari hal tersebut, tentu otomatisasi BPA tidak hanya bisa meningkatkan produktivitas karyawan secara keseluruhan saja, tetapi juga bisa meningkatkan motivasi, keterlibatan, dan kepuasan para pekerja.Ā
Skalabilitas Bisnis yang Lebih Baik
Setiap perusahaan bisnis tentu ingin usahanya bertumbuh. Namun, pertumbuhan bisnis sering kali diiringi dengan meningkatnya volume pekerjaan.Ā
Menariknya, otomatisasi dapat mempermudah perusahaan dalam menangani peningkatan volume pekerjaan, tanpa perlu adanya penambahan staf.
Ini jelas memberikan perusahaan kemampuan untuk menskalakan operasional mereka secara lebih fleksibel dan efisien, serta memungkinkan pertumbuhan bisnis berjalan tanpa ada kendala karena keterbatasan SDM.Ā
Jenis-Jenis Business Process Automation
Dalam dunia BPA, ada berbagai jenis teknologi dan pendekatan yang bisa dipilih perusahaan sesuai kebutuhan bisnis untuk membantu otomatisasi tugas dan alur kerja. Adapun jenis-jenis Business Process Automation, antara lain:Ā
Robotic Process AutomationĀ (RPA)
Secara teknis, RPA menggunakan software botĀ yang dapat meniru tindakan manusia dalam menjalankan tugas secara berulang yang tidak perlu proses pengambilan keputusan, seperti misalnya input data, memindahkan file, dan mengolah e-mail.
Keunggulannya, RPA bisa bekerja pada sistem yang sudah ada, tanpa perlu melakukan integrasi yang rumit atau perubahan kode yang signifikan.Ā
Workflow Automation
Berbeda dari RPA yang fokus pada tugas individual, workflow automationĀ lebih mengatur dan mengotomatisasi rangkaian proses bisnis yang melibatkan banyak langkah dan berbagai pihak.
Sistem ini bekerja berdasarkan aturan dan alur persetujuan. Oleh karena itu, sistem ini hadir dengan tujuan memastikan bahwa informasi dan tugas bergerak secara efisien dari satu tahap ke tahap berikutnya sesuai aturan yang sudah ditentukan.
Ada banyak contoh penerapan workflow automation, seperti otomatisasi proses persetujuan cuti karyawan, alur persetujuan dokumen, hingga lead nurturingĀ dalam pemasaran.Ā
Artificial IntelligenceĀ (AI) dan Machine LearningĀ (ML) dalam BPA
Bila RPA dan workflow automationĀ bekerja berdasarkan aturan yang sudah diprogram, AI dan ML justru memungkinkan sistem belajar dari data, membuat keputusan yang lebih cerdas, dan mampu menangani tugas-tugas yang melibatkan analisis dan pemahaman konteks.
Penerapan ini termasuk Intelligent Document ProcessingĀ (IDP) yang dapat secara otomatis mengekstrak informasi dari dokumen yang tak terstruktur seperti faktur, kontrak atau email.
Selain itu, penerapannya juga bisa melalui chatbotĀ layanan pelanggan, analisis pola transaksi, dan personalisasi layanan berdasarkan data pelanggan.Ā
Intelligent AutomationĀ (IA): Kombinasi RPA, AI, dan ML
IA melampaui otomatisasi dengan menggabungkan RPA dengan AI dan ML. Kehadiran IA bertujuan untuk mencapai tingkat otomatisasi yang lebih tinggi dan mampu menangani proses-proses yang jauh lebih kompleks dan kognitif yang sebelumnya membutuhkan manusia.
IA bahkan mampu mengotomatisasi alur kerja secara end-to-end, membantu pemrosesan klaim asuransi atau order-to-cash, sampai melakukan tugas yang memerlukan analisis data.Ā
Low-Code/No-Code Automation Platforms
Platform Low-CodeĀ memungkinkan perusahaan dapat membuat aplikasi dan alur kerja dengan sedikit coding, sementara no-codeĀ dapat menghilangkan sepenuhnya kebutuhan codingĀ dalam pembuatan aplikasi.
Keuntungannya, perusahaan bisa mempercepat implementasi, mengurangi ketergantungan pada tim IT, dan mampu mendorong inovasi di berbagai lini.
Contohnya seperti pembuatan aplikasi internal untuk persetujuan, otomatisasi alur kerja antar-departemen, hingga pengembangan chatbotĀ sederhana untuk internal perusahaan.Ā
Contoh Implementasi Business Process AutomationĀ Berdasarkan Industri
Supaya kamu lebih mendapatkan gambaran lebih jelas, berikut beberapa contoh implementasi Business Process Automation, antara lain:Ā
Industri Keuangan dan Perbankan
Dalam industri keuangan dan perbankan, BPA dimanfaatkan untuk mempercepat proses verifikasi data nasabah (KYC) melalui RPA yang otomatis mengumpulkan, memeriksa, dan mencocokkan data dari berbagai sumber.
Selain itu, proses pengajuan pinjaman juga banyak diotomatisasi menggunakan workflow automation. Dengan teknologi ini, proses pengajuan, verifikasi, hingga persetujuan dan pencairan dana dapat dilakukan secara otomatis melalui sistem.
Pelaporan keuangan secara rutin juga dapat dilakukan secara otomatis. Otomatisasi tersebut tentu tidak hanya menghemat waktu dan sumber daya saja, tetapi juga turut meningkatkan akurasi dan keandalan laporan keuangan.Ā
Industri Kesehatan
Sementara itu pada industri kesehatan, BPA dapat mempermudah proses penjadwalan janji temu antara pasien dan dokter.
Melalui sistem tersebut, pasien dapat membuat dan mengubah janji secara onlineĀ melalui portal atau aplikasi, melihat ketersediaan dokter secara real-time, dan menerima konfirmasi dan pengingat secara otomatis. Selain itu, sistem ini juga bsia mengoptimalkan jadwal dokter.
Tak hanya itu saja, otomatisasi juga membantu pengelolaan rekam medis secara elektronik. Biasanya, pengelolaan rekam medis ini merupakan tugas yang sangat memakan waktu.
Otomatisasi ini pun mengurangi beban administratif, meminimalkan kesalahan pencatatan, dan meningkatkan efisiensi akses ke informasi pasien yang penting.
Proses klaim asuransi juga dapat dipersingkat melalui RPA yang secara otomatis dapat memproses dokumen klaim, memverifikasi data, dan memproses pembayaran sesuai dengan aturan yang berlaku.Ā
Industri Manufaktur
Industri manufaktur menggunakan BPA untuk mengelola rantai pasokan secara otomatis, mulai dari pemesanan bahan baku, pelacakan pengiriman, sampai pada pengelolaan pembayaran kepada pemasok.
BPA juga dapat membantu industri manufaktur karena pemantauan kualitas produksi dapat dilakukan secara real-timeĀ dengan sensor dan AI yang mampu mendeteksi barang yang cacat produk sejak dini.
Kemudian, sistem otomatisasi juga dapat menyesuaikan jadwal produksi manufaktur berdasarkan perubahan permintaan pasar, ketersediaan sumber daya, dan berbagai batasan produksi lainnya.Ā
Selain itu, sistem ini juga dapat memastikan penggunaan sumber daya secara efisien dan memantau pengiriman secara tepat waktu.
Industri Ritel dan E-commerce
Pada industri ritel dan e-commerce, otomatisasi dimanfaatkan untuk mempercepat proses pesanan secara otomatis, mulai dari penerimaan pesanan, memproses pembayaran, sampai mengurangi kesalahan pada pengiriman barang.
Selain itu, BPA dalam industri ritel dan e-commerceĀ juga membantu pebisnis dalam mengotomatisasi manajemen inventaris. Ini menjadi sangat penting karena perusahaan dapat memantau stok mereka secara real-time.Ā
Layanan pelanggan juga semakin responsif berkat kehadiran chatbotĀ yang dapat menjawab berbagai keluhan dan pertanyaan pelanggan kapan saja.
Menariknya, otomatisasi yang ada pada industri ritel tak sampai disitu. Kini, kehadiran vending machine pun termasuk teknologi yang mengotomatisasi penjualan produk.
Bahkan, vending machine saat ini sudah dipandang sebagai alternatif pengganti toko fisik. Hal itu karena mesin vending tak membutuhkan spaceĀ yang banyak, fleksibel untuk ditempatkan di lokasi strategis, dan tidak memerlukan banyak karyawan untuk mengoperasikannya.
Selain itu, vending machine zaman sekarang sudah semakin canggih karena mesin ini telah dilengkapi dengan sistem pembayaran cashlessĀ yang semakin mempercepat proses penjualan.Ā
Dengan demikian, pembeli bisa langsung mendapatkan produk yang mereka inginkan setelah transaksi.
Vending machine masa kini juga dapat dipantau melalui Cloud Management SystemĀ (CMS). Teknologi ini hadir untuk memudahkan kamu memantau dan mengelola aktivitas vending machine tanpa ribet.
Tidak harus perusahaan besar maupun pengusaha yang sudah berpengalaman, kini semua orang bisa memanfaatkan vending machine untuk otomatisasi penjualan produknya. Hal ini telah dilakukan oleh Pak Andi.
Pak Andi menghadirkan vending machine sebagai alat yang dapat membantunya berjualan produk makanan dan minuman secara otomatis di lapangan futsal miliknya, Cibabat Park yang berlokasi di Kota Cimahi, Jawa Barat.
Uniknya, vending machine tersebut bahkan melayani pemesanan dan pembayaran sewa lapangan di sana. Terobosan ini tentu sangat membantu para pengunjung karena dapat memudahkan mereka ketika bertransaksi.
Lebih jelasnya, yuk simak kisah otomatisasi penjualan produk dengan vending machine di Cibabat Park dengan klik tombol di bawah ini!
Ayo, kamu jangan sampai ketinggalan menerapkan vending machine untuk membantu usaha. Pasalnya, saat ini sudah ada banyak pengusaha makanan dan minuman yang menggunakan mesin vending, lho. Simak testimoni lengkapnya di sini!
Industri Logistik
Sementara itu, industri logistik lebih memanfaatkan BPA untuk pelacakan pengiriman barang secara real-time. Informasi ini dapat diakses oleh pelanggan maupun perusahaan, sehingga dapat memberikan transparansi dalam proses pengiriman barang.
BPA juga dimanfaatkan industri logistik untuk merencanakan rute pengiriman yang paling efisien berdasarkan tujuan pengiriman, kondisi lalu lintas, kapasitas kendaraan, dan batasan waktu.Ā
Otomatisasi ini tentu dapat membantu meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi bahan bakar yang digunakan, dan meminimalkan waktu pengiriman.
Selain itu, pembuatan faktur untuk keperluan logistik dan pemrosesan pembayaran juga bisa diotomatisasi melalui BPA. Sistem ini dapat secara otomatis menghasilkan faktur berdasarkan data dan mengirimkannya kepada pelanggan secara elektronik.
Panduan Implementasi Business Process Automation
Mengotomatisasi proses bisnis memang butuh rencana yang matang agar hasilnya dapat optimal. Berikut panduan implementasi Business Process AutomationĀ yang bisa kamu ikuti secara bertahap:Ā
Identifikasi Proses Bisnis yang kan Diotomatisasi
Langkah pertama yang paling krusial adalah mengidentifikasi proses bisnis mana yang paling cocok untuk diotomatisasi. Pasalnya, tidak semua proses bisa diotomatisasi dan dapat memberikan manfaat yang sama.
Oleh karena itu, penting bagi kamu untuk melakukan pemetaan terhadap proses bisnis saat ini. Data tersebut bisa menjadi acuan kamu untuk merancang sistem otomatisasi yang lebih baik bagi bisnis.
Sebagai saran, pilihlah proses yang memiliki banyak tugas berulang dan rentan akan kesalahan manusia. Selain itu, kamu juga bisa pertimbangkan memilih proses bisnis yang memakan waktu lama pada perusahaanmu.Ā
Penetapan Tujuan dan Metrik Keberhasilan
Setelah tahu proses bisnis mana yang akan diotomatisasi, maka langkah berikutnya adalah menetapkan tujuan bisnis yang ingin kamu capai. Misalnya, ingin memangkas biaya, mempercepat waktu kerja, meningkatkan akurasi, atau memperbaiki kepuasan pelanggan.
Jangan lupa, buatlah target yang jelas, terukur, dan realistis agar hasilnya bisa menjadi acuan untuk mengevaluasi keberhasilannya. Metrik ini sangat penting untuk melihat seberapa sukses otomatisasi itu berjalan dan bagaimana dampaknya pada kinerja bisnis.Ā
Pemilihan Teknologi dan PlatformĀ BPA yang Sesuai
Selanjutnya, pilih teknologi otomatisasi yang paling pas dengan kebutuhan dan kondisi perusahaan saat ini.
Ketika akan memilih, jangan lupa perhatikan faktor-faktornya, seperti skala proyek, kompleksitas proses, kemampuan tim, integrasi dengan sistem yang sudah ada, dan anggaran perusahaan yang juga tidak kalah penting.
Jangan lupa, lakukan riset, evaluasi vendor, dan bila perlu lakukan pula proof of conceptĀ untuk memastikan teknologi yang kamu pilih dapat memenuhi kebutuhan bisnis secara keseluruhan.Ā
Desain Proses yang Diotomatisasi (To-Be Process)
Pada tahap ini, kamu tidak hanya sekadar memindahkan proses manual ke sistem saja, tetapi sederhanakan pula alur kerja, buang langkah-langkah yang tidak penting, dan pastikan sistem bisa tetap saling terhubung dengan lancar.
Bila perlu, kamu juga bisa melibatkan semua pihak terkait dalam tahap ini supaya desain proses baru nanti benar-benar sesuai dengan kebutuhan operasional bisnis.Ā
Pengembangan dan Pengujian Solusi Automasi
Selanjutnya, kamu bisa mulai membangun solusi otomatisasi sesuai dengan desain yang sudah disepakati. Proses ini bisa berupa konfigurasi sistem RPA, pembuatan workflow, atau pengembangan AI.
Setelah selesai, jangan lupa untuk melakukan uji coba secara menyeluruh dengan berbagai skenario. Hal ini untuk memastikan sistem dapat berjalan dengan lancar, sesuai target, dan jauh dari eror. Bila ada masalah, segeralah memperbaikinya sebelum digunakan secara resmi.Ā
Implementasi dan Peluncuran
Bila sudah lolos uji coba, maka kamu bisa menerapkannya secara resmi pada lingkungan bisnismu. Peluncurannya bisa dilakukan secara bertahap atau menyeluruh.
Pastikan sistem telah terintegrasi dengan sistem lama. Kamu juga bisa melakukan pelatihan kepada semua pekerja supaya mereka bisa cepat beradaptasi dengan sistem otomatisasi baru untuk bisnis.Ā
Monitoring, Evaluasi, dan Optimasi Berkelanjutan
Performa sistem otomatisasi BPA tentu perlu terus dipantau untuk memastikan manfaatnya secara maksimal. Periksa pula apakah target awal sudah tercapai atau belum.
Bila perlu, kamu bisa melakukan evaluasi secara rutin untuk menemukan titik-titik yang bisa ditingkatkan dan lakukan penyempurnaan atau penyesuaian agar sistem tetap relevan dan efektif untuk kebutuhan bisnis dalam jangka panjang.
Nah, itu dia informasi lengkap tentang Business Process Automation. Tentunya, ada banyak hal yang bisa kamu ketahui lebih dalam mengenai otomatisasi BPA untuk bisnis.
Terus kunjungi blog resmi SmartvenĀ dan jangan lupa followĀ InstagramĀ serta subscribeĀ YouTube SmartvenĀ untuk tak ketinggalan informasi menarik lainnya. Sampai jumpa!Ā
Comments